Wie E-Rechnungen sich auf Reisekostenabrechnungen auswirken

Seit dem 1. Januar 2025 ist die Fähigkeit zur Verarbeitung von elektronischen Rechnungen im B2B-Bereich Pflicht. Unternehmen sollten sich mittlerweile vollständig darauf eingestellt haben. Derzeit läuft noch eine Übergangsphase bis Ende 2026, in der auch noch Rechnungen in anderen Formaten ausgestellt werden dürfen. Danach sollen Rechnungen im B2B Bereich jedoch nur noch über das neue Format erstellt werden. Wer sich darauf nicht vorbereitet hat, läuft Gefahr, Schwierigkeiten mit der Compliance zu bekommen.

Doch welche Auswirkungen hat die E-Rechnungspflicht auf Buchhaltungsprozesse und Geschäftsreisen? Und wie können Unternehmen sicherstellen, dass sie Rechnungen effizient verarbeiten?

E-Rechnungen sind längst Realität – Wer noch klassische PDFs nutzt, muss sich vorbereiten!

Eine echte E-Rechnung enthält strukturierte elektronische Daten, die automatisch verarbeitet werden können. Einfach nur PDFs per E-Mail zu verschicken, reicht nicht mehr aus. Unternehmen müssen XRechnung oder ZUGFeRD nutzen und ihre Systeme entsprechend ausgerichtet haben.

Herausforderung: Verarbeitung von E-Rechnungen

Die Einführung bedeutet, dass Buchhaltungen und Systeme für Reisekostenabrechnungen so angepasst werden müssen, dass sie elektronische Rechnungen nahtlos verarbeiten können. Unternehmen mussten sich bereits zum Jahresanfang 2025 darauf einstellen, die digitalen Rechnungsformate zu empfangen und entsprechend auslesen zu können.

GoExpense – Effiziente Verarbeitung von E-Rechnungen

Wer digitale Lösungen nutzt, ist der Bearbeitung von E-Rechnungen bereits einen Schritt näher. Mit GoExpense können Unternehmen ihre Reisekostenabrechnungen effizient verwalten und E-Rechnungen mühelos hochladen. Die manuelle Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen oder die aufwendige Pflege in Excel-Tabellen wird durch GoExpense erheblich reduziert. Zudem kann die Überprüfung der Abrechnungen vom erfahrenen Numiga Audit & Compliance-Team übernommen werden.

Die Numiga GmbH hat sich bereits 2024 auf die E-Rechnungspflicht eingestellt und GoExpense für die Verarbeitung von E-Rechnungen vorbereitet. Die Daten werden bei den relevanten Belegen direkt nach dem Hochladen aus den strukturierten XRechnung- oder ZUGFerD-Daten ausgelesen und stehen für die Audit- und Compliance-Prüfung zur Verfügung.

Wer bis jetzt noch nicht vollständig auf die neuen E-Rechnungen vorbereitet ist, sollte spätestens jetzt aktiv werden! Mit GoExpense können Sie die Reisekostenerfassung für Ihre Mitarbeitenden effizienter gestalten, und Ihre Buchhaltungsprozesse können durch die Integration von Schnittstellen erheblich vereinfacht werden.

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