Warum die GoBD bei Reisekosten in Deutschland unbedingt eingehalten werden muss

Reisekosten gehören zu den typischen betrieblichen Aufwendungen, die in vielen Unternehmen regelmäßig anfallen. Ob Bahnfahrten, Hotelübernachtung oder Bewirtung – jede Ausgabe muss korrekt erfasst und aufbewahrt werden. Was viele dabei unterschätzen: Auch bei Reisekostenbelegen gelten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form), und ihre Nichtbeachtung kann schwerwiegende Folgen haben.

Was sind die GoBD?

Die GoBD sind vom Bundesfinanzministerium herausgegebene Regeln für die digitale Buchführung. Sie legen fest, wie steuerrelevante Daten ordnungsgemäß erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden müssen. Das betrifft nicht nur große Buchhaltungsprozesse, sondern auch einzelne Belege – insbesondere bei Reisekosten.

Warum sind die GoBD bei Reisekostenbelegen so wichtig?

1. Steuerliche Anerkennung sichern

Wenn Reisekostenbelege nicht GoBD-konform sind, können sie bei einer Betriebsprüfung beanstandet und steuerlich nicht anerkannt werden. Das kann zu Nachzahlungen und Strafen führen.

2. Manipulationssicherheit gewährleisten

GoBD verlangt, dass Daten und Belege unveränderbar gespeichert werden. Ein einfaches Einscannen und späteres Bearbeiten eines Belegs ist unzulässig. Es braucht eine revisionssichere Archivierung.

3. Rechtssichere Digitalisierung

Viele Unternehmen wollen Belege digitalisieren – das spart Platz und Zeit. Doch nur wenn dies GoBD-konform geschieht (z. B. mit entsprechender Software), dürfen Papierbelege vernichtet werden.

4. Effiziente Prüfungen ermöglichen

Bei einer Betriebsprüfung muss der Prüfer digitalen Zugriff auf Reisekostenbelege haben. Werden sie nicht ordentlich und systematisch archiviert, entsteht ein Mehraufwand – im schlimmsten Fall wird die Buchführung verworfen.

Was ist konkret zu beachten?

• Belege zeitnah erfassen (z. B. mit einer App direkt auf oder nach der Reise)

• Originale digitalisieren, aber nur mit GoBD-zertifizierter Software

• Keine nachträgliche Bearbeitung von Belegen zulassen

• Ordnungssystem einhalten (Beleg muss auffindbar und nachvollziehbar sein)

• Archivierungspflicht beachten: Mindestens 10 Jahre digitale Aufbewahrung

  
  

Fazit

Wer bei Reisekostenbelegen die GoBD ignoriert, riskiert mehr als nur formale Fehler – es kann teuer und unangenehm werden. Unternehmen sollten deshalb auf digitale, GoBD-konforme Lösungen setzen und ihre Mitarbeiter entsprechend schulen. Denn nur so lässt sich steuerlicher Ärger vermeiden – und gleichzeitig die Buchhaltung effizient und modern gestalten.

Wie kann Numiga Unternehmen dabei helfen die GoBD einzuhalten?

Numiga unterstützt Unternehmen mit der Lösung GoExpense dabei, einen GoBD-konformen Reisekostenabrechnungsprozess zu etablieren. Die Software ermöglicht eine digitale, revisionssichere Erfassung und Archivierung aller reisekostenrelevanten Belege – von Hotelrechnungen bis hin zu Bewirtungsbelegen. Alle Belege werden auf Basis der numiga-eigenen Verfahrensbeschreibung archiviert. Dank automatisierter Workflows, klarer Richtlinien und einer lückenlosen Dokumentation erfüllt GoExpense sämtliche Anforderungen der GoBD in elektronischer Form. So profitieren Unternehmen nicht nur von höherer Effizienz, sondern auch von Rechtssicherheit bei Betriebsprüfungen.

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