Die häufigsten Fehler bei Reisekostenabrechnungen und wie man sie vermeidet

Eine Reisekostenabrechnung gehört in vielen Unternehmen zum Alltag – und doch passieren hier erstaunlich oft Fehler. Ob fehlende Belege, falsche Pauschalen oder unklare Angaben: Ungenauigkeiten kosten nicht nur Zeit, sondern können auch steuerliche Nachteile nach sich ziehen. Wer die typischen Stolperfallen kennt, kann sie leicht vermeiden. In diesem Beitrag zeigen wir die häufigsten Fehler bei Reisekostenabrechnungen – und geben praxisnahe Tipps, wie Unternehmen und Mitarbeitende diese vermeiden können.

Ein Klassiker unter den Fehlern ist die fehlende oder unvollständige Belegsammlung. Gerade bei kleineren Ausgaben wie Parktickets oder Taxifahrten wird schnell mal der Nachweis vergessen. Hier hilft es, Belege direkt digital zu erfassen – moderne Apps, wie Numiga GoExpense machen das einfach und sicher. So gehen keine Nachweise verloren, und die Abrechnung bleibt nachvollziehbar.

Ein weiteres Problem sind falsche Angaben zu Reisezeiten. Oft stimmen Abfahrts- oder Rückkehrzeiten nicht mit der Realität überein. Das mag harmlos wirken, hat aber direkte Auswirkungen auf die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands. Wer hier Fehler macht, riskiert Kürzungen oder fehlerhafte Erstattungen. Am besten ist es, die Reisezeiten direkt während der Dienstreise zu dokumentieren oder auf digitale Abrechnungssysteme zurückzugreifen, die viele Angaben automatisch erfassen.

Auch die Vermischung privater und beruflicher Ausgaben führt regelmäßig zu Diskussionen. Ein privat genutztes Abendessen oder ein kleiner Umweg auf der Rückreise können schnell für Unklarheiten sorgen. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten Unternehmen in ihren Reisekostenrichtlinien klar definieren, welche Kosten übernommen werden und welche nicht.

Für Mitarbeitende gilt: strikte Trennung der privaten und geschäftlichen Ausgaben.

Ein besonders heikles Thema sind die Verpflegungspauschalen. Hier werden häufig Fehler gemacht, etwa wenn Mahlzeiten, die vom Arbeitgeber oder im Hotel gestellt wurden, nicht korrekt angegeben werden. Reisekostenabrechnungs-Apps wie Numiga GoExpense unterstützen dabei. Außerdem prüfen moderne Softwarelösungen automatisch, welche Pauschalen Ihnen zustehen und berechnen die Tagessätze für Sie.

Nicht zu unterschätzen ist auch die Rolle von klaren und aktuellen Reisekostenrichtlinien. Sind diese unvollständig oder veraltet, wissen Mitarbeitende oft nicht, welche Kosten sie abrechnen dürfen. Das führt zu Unsicherheit und Verzögerungen. Unternehmen sollten ihre Regelungen deshalb regelmäßig prüfen und transparent kommunizieren – am besten mit leicht verständlichen Leitfäden oder kurzen Schulungen.

Ein weiterer häufiger Fehler ist die verspätete Einreichung der Reisekostenabrechnung. Je länger nach der Reise gewartet wird, desto höher ist das Risiko, dass Belege verloren gehen oder Fristen verpasst werden. Deshalb lohnt es sich, feste Einreichungsfristen einzuführen und digitale Systeme zu nutzen, die eine schnelle Abrechnung direkt nach der Reise ermöglichen.

Am Ende zeigt sich: Die meisten Fehler bei Reisekostenabrechnungen lassen sich leicht vermeiden, wenn klare Prozesse und moderne digitale Lösungen eingesetzt werden. Wer seine Abläufe optimiert, spart nicht nur Zeit und Geld, sondern sorgt auch für mehr Transparenz und Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden.

Die Numiga GmbH unterstützt Unternehmen dabei, ihre Reisekostenabrechnungen effizient, fehlerfrei und rechtskonform zu gestalten. Sprechen Sie uns an – wir zeigen Ihnen, wie Sie mit klaren Strukturen und digitalen Prozessen Ihre Reisekostenabrechnung nachhaltig verbessern können.